Privacy Statement Voetnoot Advocatuur
Wij respecteren jouw privacy en verwerken zo min mogelijk gegevens. Hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan leggen we graag aan je uit. Inhoud, deskundigheid, en eerlijkheid zijn belangrijke pijlers van de dienstverlening van Voetnoot Advocatuur. Daarom doen we er alles aan om jouw privé-gegevens ook echt privé te houden. Precies zoals de wet het ons voorschrijft. Wij vinden het belangrijk om je duidelijkheid te geven over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan. In dit Privacy Statement informeren wij je hierover.
1. Contactgegevens
Voetnoot Advocatuur is de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke en wordt gehost door Advocatuur Van Haren, Bouwstraat 45J, 3572 SP Utrecht in Nederland.. Telefonisch kunt u ons bereiken op 0618745227, per e-mail via info@voetnoot.net Onze algemene website is voetnoot.net
2. Op wie is dit Privacy Statement van toepassing?
Dit Privacy Statement geldt voor alle personen van wie Voetnoot Advocatuur persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van personen die werkzaam zijn bij Voetnoot Advocatuur. Dit Privacy Statement is van toepassing op:
- cliënten van Voetnoot Advocatuur
- potentiële cliënten met wie Voetnoot Advocatuur contact heeft gelegd of wil leggen
- bezoekers van de website van Voetnoot Advocatuur
- ontvangers van nieuwsbrieven en commerciële e-mails van Voetnoot Advocatuur
- alle andere personen die contact opnemen met Voetnoot Advocatuur of van wie Voetnoot Advocatuur persoonsgegevens verwerkt.
Voor partners, werknemers, uitzendkrachten, inleenkrachten, student-stagiaires, en sollicitanten geldt niet dit Privacy Statement.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt, persoonsgegevens gegenereerd tijdens jouw bezoek aan onze websites en het lezen van nieuwsbrieven en persoonsgegevens die wij hebben ontleend aan andere bronnen, zoals zakelijke Social Media platforms.
Persoonsgegevens door jou verstrekt:
- contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn ter behandeling van jouw zaak door een advocaat, jurist of fiscalist
- contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren
- contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken, events, seminars etc. zoals gegevens vermeld op visitekaartjes
Persoonsgegevens verkregen via of gegenereerd door onze website, elektronische nieuwsbrieven, commerciële e-mails of daaraan gerelateerde technologieën:
- IP-nummer- jouw surfgedrag op de website, zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd
- of je een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan je klikt
Persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen:
- persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke social media platforms zoals LinkedIn.
- persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster
- persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites Onze website bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media buttons. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van betrefffende social media platforms. Evenmin is Voetnoot Advocatuur verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platforms.
4. Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Wij zetten ze voor je op een rij:
• Het uitvoeren van een overeenkomst waarin je ons opdracht hebt verstrekt tot het leveren van juridische en/of fiscale diensten door onze advocaten, juristen of fiscalisten.
Indien je een zaak in behandeling geeft aan een advocaat, notaris of fiscalist, worden daarbij in ieder geval jouw contactgegevens gevraagd. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak, afhankelijk van de aard van de zaak. Voorts worden de gegevens gebruikt voor facturatie van de verleende diensten.
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten, notarissen en fiscalisten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort).
• Het onderhouden van contact met jou.
Jouw contactgegevens worden bijgehouden in ons klantsysteem en kunnen worden gebruikt voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en seminars en het toezenden van informatie die je aan ons hebt gevraagd.
• Het verbeteren van onze product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties. Wij vinden het belangrijk je te benaderen met informatie die voor jou relevant is. Om dit mogelijk te maken, combineren en analyseren wij de bij ons beschikbare persoonsgegevens. Op basis daarvan bepalen we welke informatie en kanalen relevant zijn en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van informatie of het tot stand brengen van contact. Bij marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens en geen vertrouwelijke gegevens die door het beroepsgeheim van advocaten zijn beschermd. Indien wij van jou een persoonlijk, individueel klantprofiel zouden willen aanleggen, zullen wij daarvoor jouw voorafgaande toestemming vragen. Indien je later deze toestemming zou willen intrekken, is dat altijd mogelijk.
De volgende gegevens analyseren wij:
- Interactiegegevens: Persoonsgegevens verkregen uit contact tussen Voetnoot Advocatuur en jou. Bijvoorbeeld over jouw gebruik van onze website of ondersteunde applicaties. Dit geldt ook voor offline interacties, zoals hoe vaak er contact is tussen Voetnoot Advocatuur en jou.
- Gedragsgegevens: Persoonsgegevens die Voetnoot Advocatuur verwerkt over jouw gedrag, zoals jouw voorkeuren, mening, wensen en behoeften. Deze gegevens kunnen wij bijvoorbeeld afleiden uit jouw surfgedrag op onze website, het lezen van onze nieuwsbrieven of doordat je informatie hebt aangevraagd. Maar ook via gevoerde inbound telefoongesprekken en e-mail contact met onze medewerkers. Informatie verkregen via trackingcookies, verzamelen en gebruiken wij alleen met jouw toestemming, die je altijd weer kunt intrekken.- Het uitvoeren en analyseren van cliënttevredenheidsonderzoeken.
Soms vragen wij cliënten mee te werken aan een cliënttevredenheidsonderzoek. Dat gebeurt door middel van een online vragenlijst. Deelname hieraan is vrijwillig. Voorafgaand aan ieder cliënttevredenheidsonderzoek ontvangt je nadere informatie over de werkwijze en de manier waarop wij met de verkregen informatie omgaan.
- Het verbeteren en beveiligen van onze kantoorwebsites en door ons opgezette en onderhouden andere websites.
- Het maken van gebruikersstatistieken.De gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het click-gedrag. Het betreft generieke rapportages, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruiken wij om de website te verbeteren.
5. Rechtsgrond van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:
• Toestemming
• Op basis van een overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
• Wettelijke verplichting
• In verband met een gerechtvaardigd belang
Een verwerkingsverantwoordelijke mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken, als dit kan worden gebaseerd op één van de limitatief opgesomde rechtsgronden in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De vier rechtsgronden waar Voetnoot Advocatuur zich op baseert zijn:
Toestemming
- Als we jou toestemming hebben gevraagd om jouw persoonsgegevens te verwerken en je hebt deze toestemming verleend, dan heb je ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken. Overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
- Indien je ons een opdracht verleent tot het leveren van juridische diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is.
Wettelijke verplichting
- De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten, notarissen en fiscalisten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort).
Gerechtvaardigd belang
- Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op jouw privacy. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld jouw contactgegevens om je uit te nodigen voor seminars en events.
6. Verwerkers
Wij kunnen voor het verwerken van jouw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.
Wij werken bijvoorbeeld met dienstverleners die SaaS oplossingen (software as a service) bieden of hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze systemen. Ook gebruiken wij diensten van derden voor het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële e-mails. Dit zijn voorbeelden van partijen die zijn aan te merken als verwerker als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
7. Persoonsgegevens delen met derden
Soms is het nodig jouw persoonsgegevens met derden te delen. Dat kan -afhankelijk van de omstandigheden van het geval - noodzakelijk zijn bij de behandeling van jouw dossier. Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven.
In onder meer de volgende gevallen, worden persoonsgegevens aan derden verstrekt:Bij de behandeling van een dossier kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens met derden te delen. Bijvoorbeeld bij het procederen tegen een wederpartij, het sluiten van een overeenkomst of bij een notariële akte waarbij meerdere partijen zijn betrokken.
Indien een rechtelijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan dienen te voldoen.Jouw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Hierop bestaat één uitzondering. Soms organiseren wij met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een event of seminar. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens uitgewisseld.
Persoonsgegevens kunnen voorts aan derden worden verstrekt, bij een reorganisatie of fusie van onze onderneming of de verkoop van (een deel van) onze onderneming.
8. Doorgifte buiten de (Europese Economische Ruimte) EER
Het kan soms nodig zijn jouw persoonsgegevens door te geven aan partijen gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dat kan -afhankelijk van de omstandigheden van het geval - noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier door een advocaat, jurist of fiscalist. Voor het versturen van online nieuwsbrieven en mailings en het verwerken van gegevens ingevuld op de webformulieren op onze website, maken wij mogelijk gebruik van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigde dienstverleners (verwerkers).
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven aan partijen buiten de EER indien een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de persoonsgegevens of indien een specifieke afwijking van toepassing is.
Wij kunnen persoonsgegevens aan een partij buiten de EER doorgeven als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische of fiscale diensten, of indien dat noodzakelijk is in het kader van een rechtsvordering waarvoor wij jouw juridische ondersteuning verlenen.De verwerker buiten de EER die ons diensten verleent bij het versturen van online nieuwsbrieven en mailings en het verwerken van gegevens ingevuld op de webformulieren op onze website, is gevestigd in de Verenigde Staten en heeft een registratie voor het EU-US Privacy Shield. Meer informatie daarover vindt u op: https://www.privacyshield.gov/welcome.
9. Indien je vragen hebt over jouw persoonsgegevens
Iedere persoon kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens of vragen dit gebruik te beperken. In bepaalde gevallen kunt u zelfs uw gegevens opvragen en meenemen naar een andere partij.
10. Klachten?
Als je onverhoopt klachten hebt over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan kun je altijd contact met ons opnemen. Wij helpen je graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kun je je uiteraard altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens .
11. Veranderingen
Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die we van jou vragen en de wijze waarop we jouw persoonsgegevens gebruiken. Ook kan regelgeving wijzigen. In dat geval zullen we dit Privacy Statement aanpassen. We nodigen je daarom uit het Privacy Statement regelmatig te checken, zodat je geïnformeerd blijft. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij je hierop ook via onze website attent maken.
